Decline an invitation politely
B1 · Email · Formal · 15 min · 90–110 words
Practise declining a formal invitation while explaining the reason and keeping the relationship positive.
A professional association has invited you to an evening networking event next Thursday. You cannot attend because of a family commitment.
Write a formal email in German.
- thank them for the invitation
- explain that you cannot attend and why
- apologise
- express interest in a future event
This is one good possible response. Your answer can be different and still be correct.
Sehr geehrte Frau Kramer, vielen Dank für Ihre Einladung zum Netzwerkabend am kommenden Donnerstag. Ich hätte sehr gern teilgenommen, kann an diesem Termin jedoch leider nicht kommen, da wir an diesem Abend eine wichtige Familienfeier haben. Der Austausch mit anderen Mitgliedern wäre für mich beruflich sehr wertvoll gewesen. Es tut mir leid, dass ich Ihnen so kurzfristig absagen muss. Ich hoffe, dass die Veranstaltung ein Erfolg wird, und würde mich freuen, bei einem der nächsten Treffen dabei zu sein. Falls bereits ein weiterer Termin geplant ist, können Sie mir die Informationen gern zusenden. Mit freundlichen Grüßen Lukas Weber
Why this works
- The refusal is clear but remains appreciative
- The reason is explained without unnecessary detail
- The ending keeps the professional relationship open
Make every writing task part of your learning history
A single AI chat can grade one text. OWL keeps your writing, feedback, recurring mistakes and progress together, so future practice starts with context instead of from zero.
14 days free. No credit card required.
Need help with the format?
Read the formal German email guide before your next attempt.