Cancel an important appointment and propose alternatives
B1 · Email · Formal · 17 min · 90–120 words
Practise a complete formal rescheduling email with a reason, apology and concrete alternatives.
You have a consultation appointment with a financial adviser on 12 June at 14:00. Your employer has unexpectedly scheduled a business trip.
Write a formal email in German.
- identify the appointment
- explain why you cannot attend
- apologise for the short notice
- propose at least two alternatives
- ask for confirmation
This is one good possible response. Your answer can be different and still be correct.
Sehr geehrte Frau Vogt, leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich unseren Beratungstermin am 12. Juni um 14 Uhr nicht wahrnehmen kann. Der Grund dafür ist, dass ich an diesem Tag beruflich verreisen muss. Mein Arbeitgeber hat die Reise erst gestern angesetzt. Für die kurzfristige Absage möchte ich mich aufrichtig entschuldigen. Wäre es möglich, den Termin auf die folgende Woche zu verlegen? Am Dienstag oder Donnerstag wäre ich ganztägig verfügbar. Falls diese Tage nicht passen, richte ich mich gern nach Ihren freien Terminen. Für Ihr Verständnis danke ich Ihnen im Voraus. Über eine kurze Rückmeldung würde ich mich freuen. Mit freundlichen Grüßen Sophie Schaller
Why this works
- The opening identifies the appointment precisely
- The reason is clear without unnecessary detail
- The request is polite and includes concrete alternative days
- The closing asks for a response in an appropriate formal register
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