Reschedule an appointment
A2 · Email · Formal · 12 min · 70–90 words
Practise cancelling an appointment politely, giving a reason and suggesting alternatives.
You have an appointment at a physiotherapy practice next Wednesday at 14:00, but you have to work.
Write a formal email in German.
- say which appointment you mean
- explain why you cannot come
- apologise
- suggest two alternative times
This is one good possible response. Your answer can be different and still be correct.
Sehr geehrte Frau Berger, leider kann ich meinen Termin am kommenden Mittwoch um 14 Uhr nicht wahrnehmen, weil ich an diesem Nachmittag arbeiten muss. Ich habe erst gestern von meiner Chefin davon erfahren. Für die kurzfristige Änderung möchte ich mich entschuldigen. Wäre ein neuer Termin am Donnerstagvormittag oder am Freitag nach 15 Uhr möglich? An beiden Tagen bin ich flexibel. Vielen Dank für Ihr Verständnis. Über eine kurze Rückmeldung würde ich mich freuen. Mit freundlichen Grüßen Daniel Roth
Why this works
- The appointment is identified clearly
- The reason and apology are polite without being too long
- Two concrete alternatives make the email easy to answer
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