Complain about a damaged online order
A2 · Email · Formal · 14 min · 80–100 words
Practise a polite complaint that explains a problem and asks for a concrete solution.
You ordered a desk lamp online. It arrived yesterday, but the glass is broken.
Write a formal email to the shop in German.
- say what you ordered and when it arrived
- describe the problem
- say what solution you want
- ask what you should do with the damaged item
This is one good possible response. Your answer can be different and still be correct.
Sehr geehrte Damen und Herren, gestern habe ich meine Bestellung mit der Nummer 58421 erhalten, die ich am 3. Mai bei Ihnen aufgegeben habe. Leider ist die gelieferte Schreibtischlampe beschädigt. Das Glas ist an einer Seite gebrochen, deshalb kann ich die Lampe nicht benutzen. Die Verpackung war von außen nicht beschädigt. Ich möchte gern einen kostenlosen Ersatz erhalten. Können Sie mir bitte mitteilen, wie ich die beschädigte Lampe zurückschicken soll? Fotos kann ich Ihnen bei Bedarf gern zusenden. Vielen Dank für Ihre Hilfe. Mit freundlichen Grüßen Lea Hoffmann
Why this works
- The problem is specific and easy to verify
- The requested solution is concrete
- The tone stays polite and practical
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